Proje Yönetim Ofisi; Projelere muhatap tüm kişilerin bir arada çalışmasını sağlayan fiziksel ortamdır. Bir veya birkaç toplantı odası, projeksiyon, yazı tahtası vs. proje yönetiminde ihtiyaç duyulan tüm fiziksel koşulların sağlandığı yerdir. İşletmenin kendi bünyesinde ayırabileceği bir ortam yoksa dışarıdan kiralanan bir otel seminer salonu veya proje süresince kiralanabilecek ek ofisler kullanılabilir.
İşletmenin stratejisi doğrultusunda belirlenen BT projeleri kuluçka sürecinden canlı geçiş ve destek sürecine kadar çok sayıda aşamadan geçmektedir.
Hızlıca bahsetmek gerekirse bu aşamalar;
– Karar Süreci
– RFI Hazırlama
– Tedarikçiler İle Görüşmeler
– RFP Hazırlama
– Ürün/Hizmet Onayı
– Proje Kaynaklarının Planlanması
– Proje Planının Oluşturulması
– Proje Organizasyon Şemasının Oluşturulması
– Proje Hedef ve Çıktılarının Belirlenmesi
– Kick Off
– Mevcut Durum Analizi
– Kavramsal Tasarım
– Ana Veri Hazırlıkları
– Ek Geliştirme Hazırlıkları
– Sistemler Arası Entegrasyon Toplantıları
– Anahtar Kullanıcı Eğitimleri
– Son Kullanıcı Testleri
– Canlı Sisteme Geçiş
– Canlı Sonrası Destek Süreci
Projenin operasyonlarını yürütmek için çok çok boyutlu matriks yapısında muhataplar bulunmaktadır. bunlar;
– Yönetim
– Proje Sponsoru
– İzleme Komitesi
– Ürün/Hizmet Tedarikçileri
– Danışmanlar (Süreç, Yönetim, Uygulama vs.)
– Dış Kaynak Katılımcıları
– Geliştiriciler
– Anahtar Kullanıcılar
– Son Kullanıcılar (İş Birimleri)
– Test Ekibi
– Teknik BT Ekibi
BT birimi organizasyonda destek biriminden ziyade diğer iş birimlerine stratejik ortak bir iş birimine dönüşmeye başlamıştır.
Bir projenin yönetilmesi için n sayıda kişinin n sayıda safhada farklı rollerde birlikte çalışma durumu söz konusudur. Bu birlikte çalışmayı sağlamak amacıyla işletmelerin Proje Yönetim Ofisi kurması gerekmektedir.
Proje Yönetim Ofisleri kurum içinde yönetimin projelerini temsil ettiği gibi kurum dışında da işletmeyi temsil eden önemli bir stratejil ilişki yönetim birimidir.
Bu ofise akılda kalıcı bir isim verilmesi yenilikçi ve etkileyici bir itibar sağlar ki bu yapı projelerin başarılı olmasında önemli bir faktördür.
Kullanılabilecek bazı örnek isimler;
– TÇM:Teknoloji Çözüm Merkezi
– KUM:Kurumsal Uygulama Merkezi
– KÇM:Kurumsal Çözüm Merkezi
– TGM:Teknoloji Geliştirme Merkezi
Proje yönetimi için hazırlanacak olan içerik, takvim, görevler, kaynaklar, ilerleme durumu burada paylaşılacaktır.
Proje yönetim ofislerinin faydaları;
– Stratejik uyum sağlanarak işletmenin vizyonu doğrultusunda hareket edilir.
– Projeler tek çatı altında toplanarak yönetimi kolaylaştırılır.
– Projelerin belirli standartlarda yöenetilmesini zorlar.
– Projelere üst yönetimin verdiği değerinin ortaya çıkması sağlanır.
– Proje başarısı için en önemli etken olan motivasyonun artmasını sağlar.
– Talep değerlendirme, atama, geri dönüş hızını artırır.
– Maliyetleri düşürerek verimliliği artırır.
– Projeler arası entegrasyon süreçlerinde uyumluluk artırılır.
– Proje denetimi kolaylaştırılır.
– Teknik yönetimin yanı sıra iş süreçlerinin de standartdizasyonu sağlanır.
– İşletme insan kaynağı bilgi seviyesi artırılır.
– İç müşteri memnuniyeti artırıldığı gibi dış müşterilere hizmet verebilecek standartlara ulaşılır.
– Performans ve Riskler kısa periyotlarla gözlemlenebilir.
– Teknik değil, süreç odaklı yönetim ile iş birimlerinin etkinliği artırılır.
– Birimler arası bilgi akış hızı artırılır. Standardizasyon ile uyumluluk sağlanır.
– Gizlilik prensiplerinin yönetimini kolaylaştırır.
– Birlikte çalışma sayesinde teknik birim ile iş birimleri arasındaki iletişimdeki aksaklıklar önlenir.
– Planlanmamış olayların olumsuz etkileri azaltılır.
– Doğru önceliklendirme ve fazlandırma ile proje başarı faktörü artırılır.
– Kurumsal hafızanın oluşturulması ve üst yönetim beklentileri doğrultusunda biçimlendirilmesi sağlanır.
Yazan: Volkan Türkyılmaz
KURUMSAL BT STRATEJİSİ 