Altyapı Sistemleri

BT Altyapı Sistemleri, işletmelerin kurumsal hafızası olan bilginin yönetiminin yapılmasını sağlayan fiziksel ortamdır. Bilginin saklanması, trensferi ve işlenmesi için gerekli donanımsal yapıdır.

İşletmelerin vazgeçilmez kaynaklarından olan ve son zamanlarda daha çok telafuz edilmeye başlayan ‘Bilgi’ nin yönetimi önemli bir çalışma konusu olmuştur. Bilginin yönetimi %15-%30 arasında iş etkinliğini artırmakta, dolaylı/doğrudan olarak karlılığı etkilemektedir.

Bilgi’nin yönetimi için temel araçlar ve süreçleri en alt katmandan başlayarak tasarlamak gerekirse aşağıdaki 4 madde üzerine odaklanmak gerekir.

• Bilgi nasıl oluşturulacak?
• Bilgi nerede saklanacak?
• Bilgi nasıl işlenecek?
• Bilgi nasıl sunulacak?

Bu adımların nasıl gerçekleştirileceğini basit bir örnekle açıklayacağım. Fatura oluşturma, ticari bir işletmenin mutlaka gerçekleştirmesi gereken bir aktivitedir. Gelir fatura ile oluşturulur.  Bir fatura oluşturulurken bilgisinin hangi aşamalarda hangi işleme tabi tutulduğundan bahsedeceğiz. Bu yıl E-Fatruraya geçtik. Eski düzene göre fark; yazıcıdan çıktı almak yerine online webservise teslim ediyor olmamız. GİB tarafından bakıldığında daha büyük faydalar sağlıyor E-fatura. Bu konuya bugün değinmeyeceğiz.

İşletmede fatura döngüsünü oluştururken BT altyapısının sağladığı faydadan bahsedeceğiz.

Bilgi nasıl oluşturulacak?

Faturayı oluşturan kişi müşteri ve satışı yapılan malzeme bilgisinin belirli bir kayıt düzeninde oluşturulmuştu. Satınalma, Üretim, satış departmanları bu bilgileri daha önceden oluşturmuştu.

Fatura bilgisi son kullanıcı ekranından bir ağ bağlantısı kullanarak merkezi sunucuda bukunan  ERP sistemine kaydedilir. Yine aynı sunucudan ağ bağlantısı üzerinden son kullanıcı ekranına ve yazıcısına çıktısı gönderilir.

Kullanılan BT Kaynakları: Ağ, Sunucu, Bellek, Son kullanıcı cihazları (Printer, pc, monitor, el terminali vs.)

Bilgi nerede saklanacak?

Blgi  belirli tablo düzeninde merkezi sunucuda saklanır. Örneğimize dönersek faturanın tarih, numara, müşteri ve malzeme bilgilerine ilave olarak miktar, fiyat, tutar, iskonto vs. bilgileri de sunucuda saklanmaktadır.

Bu faturayı oluşturmak için son kullanıcı sisteme oturum açmalı ve bu oturuma/hesabına ilişkin bilgiler bir güvenlik duvarı ve antivirus tehditine karşı koruma altında olmalı.

Kullanılan BT Kaynakları: Ağ, Sunucu, Bellek, Güvenlik

Bilgi nasıl işlenecek?

Fatura oluşturulurken bazı hesaplamaları elle yapmak yerine otomatik olarak hesaplayan merkezi sunucu sisteminden faydalanılır. Yine örneğimize dönersek fatura iskonto oranında iskonto, malzeme miktar ve fiyatından tutar, KDV, tarihten müşteri vade tarihi gibi bilgiler otomatik oluşturularak son kullanıcıya teslim edilir.

Kullanılan BT Kaynakları: Sunucu, Bellek

Bilgi nasıl sunulacak?

Sistemde kayıt altında tutulan bilgiyi incelemek  için sunucuda bulunan raporlama sistemleri kullanılır. fatura örneğine baktığımızda belirli dönemde kesilmiş binlerce müşteriye ait onbinlerce kalem malzemeyi raporlamak üst yönetimin en önemli hakkıdır. burada maliyet analizlerinin yanı sıra ileriye dönük stratejik kararlar alabilmemizi sağlayan kurumsal hafızadan faydalanılır. Sadece yetkili olan kişilerin rol bazında aldığı yetkiler bazında sınırlı bilgiye erişimi sağlanmaktadır.  Örneğin; genel müdür kendi hesabına verilmiş yetkiye bağlı olarak tüm futuraları raporlayabiliyorken, bölge müdürü sadece kendi bölgesine ait aktiviteleri raporlayabilmektedir.

Kullanılan BT Kaynakları: Ağ, Sunucu, Bellek, Güvenlik

 

Bilgi yönetiminde gerçekleştirilmesi gereken altyapı sistemleri aşağıdaki gibidir.

1. Sistem Odası
2. Ağ Altyapısı
3. Envanter ve Varlık Yönetimi
4. Sunucular
5. Storage/Bellek
6. İş Sürekliliği
7. Güvenlik
8. BT Yönetimi
9. Telefon ve Kamera Sistemi

Yukarıda belirtilen sistemler şirketin sektörü ve çalışma modeline göre tasarlanmalı, planlanmalıdır. Örneğin 150 mağazalı bir perakende zinciri için;

1. Sistem Odası: Bulut sisteminde bir sunucu veya Hibrit Bulut modeli.
2. Ağ Altyapısı: Her mağazanın, sevkiyat depolarının uzak noktalardan merkezi sunucuya erişimi sağlanmalı. bu sayıda mağazanın online erişimini sağlayacak bant genişliği.
3. Envanter ve Varlık Yönetimi : Mağaza ve merkez lisansları, donanımlarının kaydının takip edilmeli.
4. Sunucular : Mağazaların satış esnansında başvuracağı malzeme ve müşteri kartlarının bilgilerinin yavaşlama olmaksızın çalışmasını sağlayacak sunucu(lar) seçilmeli.
5. Storage/Bellek : Merkezde kaydı tutulması gereken bilgilerin kaydını tutacak kapasitede bellek tasarlanmalı. Örneğin sık kullanılan fiyat tablosu SSD disklerde saklandığında x1000 civarında performans artışı sağlanır.
6. İş Sürekliliği : Problem olması durumunda alternatif senaryoların planlanması. Mağazaların yoğun dönemlerinde bile kesintisiz çalışmasını sağlayacak
7. Güvenlik : Sisteme erişim için yetkilendirmeler ve sisteme harici sızıntıların oluşmasının önüne geçilecek yapı kurulmalı.
8. BT Yönetimi : Tüm sistemin sorunsuz işlemesini sağlayacak şekilde planlama yapılmalı.
9. Telefon ve Kamera Sistemi : İletişim ve denetimin sorunsuz işlemesini sağlayacak yapının planlanması.

Sonuç olarak; işletmelerde BT Birimlerinin gider kalemi değil katma değerli hizmetler üreten stratejik bir birim olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Yukarıdaki örneğe bakıldığında işlerin kesintisiz devam edebilmesi için BT ‘nin önemi tekrar ortaya çıkmaktadır.

Yazan: Volkan Türkyılmaz